Merci aux 48 membres qui ont participé à l'Assemblée Générale du 1er Avril 2010, ainsi qu'au représentant de la FADOQ "M. Guy Lamonde". Nous avons une nouvelle directrice au C.A., soit Mme Lucie De Lafontaine (Boissonneau) élue pour un mandat d'un an, en remplacement de Suzanne Tramblay. Le président Jean-Pierre Vigneault, le secrétaire Jacques Laplante, le directeur Marcel Duguay et la directrice Lucette Paul-Hus, ont été réélu(e)s pour un mandat de 2 ans.
ORDRE DU JOUR
*Documents remis aux participants à l'assemblée du 1er Avril
1: OUVERTURE DE LA RÉUNION.
2: LECTURE ET ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR.
3: LECTURE ET ADOPTION DU (*) PROCÈS VERBAL DU 1er AVRIL 2009.
4: LECTURE ET ADOPTION DU (*) RAPPORT FINANCIER ; L'ANNÉE 2009.
5: RAPPORT DU PRÉSIDENT (*) : JEAN-PIERRE VIGNEAULT.
6: QUESTIONS DES MEMBRES SUR LE RAPPORT DU PRÉSIDENT
7: RATIFICATION DES ACTIVITES ET DÉCISIONS DU C.A.
8 : VARIA =
A : Communications : Activités à venir dans l’année 2010 …
B : FADOQ : Jeux Régionaux de la FADOQ (participation)
9 : MOT DU (DE LA) REPRÉSENTANT(E) DE LA FADOQ.
10: NOMINATION:
D’ UN(E) PRÉSIDENT(E) D’ÉLECTION.
D' UN(E) SECRÉTAIRE D' ÉLECTION.
DE DEUX SCRUTATEURS(TRICES) D' ÉLECTION.
12: FIN DE MANDAT DES MEMBRES SORTANTS DE 2009 – 2010.
Jean Pierre Vigneault (Président), Jacques Laplante (Secrétaire)
Lucette Paul-Hus (Directrice), Marcel Duguay (Directeur)
Suzanne Tremblay (Directrice) :«Se retire en milieu de mandat, après 5 ans au C.A. »
Élection du C.A. 2010-2011 (3 étapes …) :
· Explication des tâches à remplir …
· Mises en candidatures …
· Élections pour chaque poste individuellement…
13: ÉLECTION D'UN(E) Président(e) ( 2 ANS) :
Responsabilités poste de « Jean-Pierre Vigneault » :
Participation aux décisions du C.A.. Présider les réunions mensuelles du C.A..
Mise à jour annuelle de la Régie Interne pour le C.A., en janvier.
Préparation du Budget avec le trésorier. Préparation des rapports d’impôt. Déclaration annuelle et modificative au registraire des entreprises du Québec.
Abonnement à payer sur FLICKR. Réservations « Journée Plein Air, en Août ».
Rapport Annuel du Président pour l’assemblée générale.
Mises à jour de la base de données MEMBRES avec le secrétaire de l’Association.
Présentation PowerPoint et inscriptions des JUBILAIRES, Banquet de Mai.
Rencontres à la FADOQ (Info du C.A. à St-Hyacinthe et des Présidents).
Mise en page et version PDF du journal «Trait d’Union» avec Marcel Duguay.
Rencontre de la direction de Rio Tinto Fer et Titane.
Projet du Site Internet à mettre en place.
Préparation du souper du C.A. en août.
Imprimer les cartes de membres (en novembre).
14: ÉLECTION D'UN(E) Secrétaire ( 2 ANS) :
Responsabilités poste de « Jacques Laplante » :
Participation aux décisions du C.A.
« Ordres du jour et Minutes » des 10 Réunions du C.A. et de l’assemblée générale.
« Inscriptions » des 700 à 900 cartes de membres (anciens et nouveaux) … !
Maintient de la base de données Excel : «MEMBRES, Historique des Inscriptions », Poster les cartes «aux Membres de l’Association et membres FADOQ».
Avis et rappel aux Membres. Classement des dossiers.
Courrier : Environ 550 à 600 enveloppes à préparer et poster (±10 fois / année)
15: ÉLECTION DE DEUX (2) DIRECTEURS(TRICES) (2 ANS) :
15.a) Responsabilités poste de « Lucette Paul-Hus »:
Participation aux décisions du C.A.,
Cartes de prompt rétablissement, Condoléances, Bannière et plaque au salon.Dons à poster, lors de décès de membres de l’association.
Suivi des participations aux grosses quilles.
Suivi des participations à l’Aquaforme.
Nouveaux projets d’activités de l’association (Jeux de Fers ? Mini-Put ? Rallye ? ... Autres ? )
15.b) Responsabilités poste de « Marcel Duguay »:
Participation aux décisions du C.A.,
Inscriptions et planification des parties de l’équipe de curling.
Lien avec les joueurs de pétanque.
Réservations du Curling et préparation des rencontres de fin de saisons.
Organisation des tournois de golf. Directeur délégué à la ligue de Golf du jeudi.Responsable du contenu du journal Trait d’Union.
Photographe lors d’activités de l’association.
ÉLECTION DE (1) DIRECTEURS(TRICES) (1 ANS) :
15.c) Responsabilités poste de « Suzanne Tremblay»:
«Mandat de un an, renouvelable par la suite pour 2 ans.»
Participation aux décisions du C.A.,
Envoi de ±600 cartes anniversaires, à poster aux membres (50 cartes / mois).Achats de cadeaux aux jubilaires, gravure des coupes, achats de fleurs/banquet.Achat de cadeaux « pour le ou les membres sortant du C.A. »
Aider à la décoration des soirées.
16: MOT DES NOUVEAUX (ELLES) ÉLU (E) S.
17: TIRAGE DE QUATRE (4) PRIX DE PRÉSENCE…
18: LEVÉE DE LA RÉUNION.